GTD 使用指南

什么是"GTD"?

GTD——“Geting things done”——是由 David Allen 创造的一个框架，用来组织和跟踪你的任务和项目。然而，它的目标比完成“每一件事”要高一些（应该理解为“用更好的方式来完成任务，而不是仅仅让事情发生然后获得一点都不酷的结果”）。他的目标是让你对收集任务、想法和项目的系统 100% 相信，包括含糊的事情（例如，创造迄今为止最伟大的发明）以及具体的事情（例如，8月25日打电话给 Ada 讨论会议时间表）。任何事情！

你说，这和大多数的 to-do 系统差不多？在很多方面是这样，但是还有更多的东西，并且真很简单。我保证！所以请继续阅读。

一个关于 GTD 的最基本的假设是你是笨蛋，更确切地说，在考虑应该做的事情时，您的潜意识很愚蠢。例如，当你知道你的手表需要修理时，它不会在你骑车经过手表店的时候提醒你，而是在你的大脑中植入一种“我需要记住... 一些东西”的持续感觉。
Jesica Kerr 说得好：

假装你的大脑是一块白板。它是否覆盖了待办事项清单和“不要删除”？是否有空间绘制和组合思想？

GTD 的很大一部分"魔法"是将任务和想法转化为很快就能看见的实际的和可见的行动。

GTD 给你的(如果理解和实现得当的话)是一个万无一失的系统，可以跟踪你需要做什么、应该做什么或者应该考虑做什么。

当您的系统和您对系统的信任到达一定程度时，你的潜意识会停止跟踪所有你需要做的事情，停止持续不断地提醒你。这样可以减少压力，释放宝贵的大脑时间来进行更有成效的思考，也许它甚至节省了现实的时间，这样你就有更多的时间上芭蕾课，绘画课，和轮滑。

这真的是太棒了！那么它到底是如何工作的呢？它通过使用特殊的瑜伽技巧和日常的心理练习起作用。开个玩笑，不是这样的，哈哈哈！它的工作原理很简单，就是维护列表，这是每个孩子用纸和铅笔都能做到的。现在连电脑都可以维护列表了！

你必须列出以下清单:
1.In
2.Next atcions(probably several – more on that later)
3.Waiting for
4.Projects
5.Some day/maybe

这些列表将会被定期检查，并形成 GTD 系统的主干。具体的工作原理会在后面说。除了这些列表，您还需要一个日历，它可以让您写下日期和时间敏感的任务和事件。

The "in" list

In 列表是你捕捉想法和任务的地方，当它们出现在你面前的时候。这可能是你的老板告诉你给她做一个胡萝卜蛋糕，也可能是你看到了一张你想看的马戏团的海报。在你的列表中添加东西的门槛应该尽可能低，例如在笔记本上记下来，或者在智能手机上按下正确的按钮。虽然我把它称为 in 列表，但是拥有多个不成问题。也许是一个应用程序，当你面前的电脑和笔记本电脑，当你游荡在商场外面？重要的是你能够写下你想到的事情。前面说到我们想卸下大脑的工作，你还记得吗？

当你第一次开始使用 GTD 时，你应该花一个小时写下所有你想做或者必须做的事情。这些所谓的开放循环包括所有不应该存在的东西，它们应该存在的位置，等等。你是否需要更换牙刷? 是否需要归还从你阿姨那里借来的茶杯？你应该把你的床重新漆成另一种颜色吗？所有这些事情都应该在你的 In 列表中。

处理 “in” 列表

如果你刚开始使用 GTD，并且在最初的“大脑清空”过程中收集了大量的条目，那么处理这些条目可能需要一段时间。从现在开始，in 列表将被连续处理
in 列表中的项目应该按照它们在列表中出现的顺序逐个进行处理。在处理 in 列表中的项目时，您需要问的第一个问题是:是可行的吗?换句话说，你需要做些什么吗？如果答案是否定的，你要么扔掉它，如果你不再需要它，保持它作为参考材料(也许有一天我还会需要这篇文章...),把它添加到 some day/maybe 列表（例如“学习印尼语”），或者孵化它。等等，什么，坐在上面? 是的，差不多。如果你以后想提醒自己的话（例如，我真的不明白这篇文章，我应该在两个星期内再看一遍），它应该进入您的日历或您的备忘录，这将很快解释。（是的，连这个奇怪的名字都是）
现在，如果您正在处理的条目是可操作的（换句话说: 应该有所行动）。你应该问“下一步行是什么?”下一个动作需要是一个物理的和可见的动作。换句话说，不是“计划蛋糕彩票”，而是“给亚瑟和卡米尔发邮件，提醒他们烤蛋糕”。

正是这一点ーー下一个行动应该是下一个实际的、可见的行动，以使项目更接近它的目标ーー可能是 GTD 中最重要的“规则”。通过多花几秒钟想出身体上需要做的事情,你要确保你的“next actions”列表只包含你可以选择在任何时候做的事情。“预处理”已经完成了(行动本身很可能是计划任务) ，这大大降低了做事的阻力。

当你决定下一步行动时，你应该考虑是否需要少于两分钟的时间来完成。如果是这样的话，那就做吧。马上。(比如“把有趣的猫咪视频发给奶奶”。)原因很简单: 如果这个动作需要两分钟或更少的时间，那么跟踪它的开销将比仅仅执行这个动作所需要的时间更大。如果确实需要两分钟以上的时间，你应该在合适的时候把它委派出去ーー记下什么时候委派了什么工作ーー放在"Waitting for"清单上，或者一旦你有时间和精力，就把它添加到你自己的"Next atcions"清单上。除非你有神秘的超能力，否则“Next actions”很可能是大多数事情的结局。如果开放循环将采取一个以上的行动关闭，总体目标也应该注明在一个“projects”列表，将在后面几个部分解释。
总结一下，在处理 in 列表时，您应该遵循以下步骤：

GTD 工作流：开放循环在 in 列表中收集、处理，如果是操作，则立即执行、延迟或委托。如果正在处理的项目需要多个操作，那么它也会记录在 projects 列表中。

"next actions" 列表

什么是 next actions 列表？很明显，是你下一步行动的列表。这些行动的另一个名称是“尽快行动”。当你不在 YouTube 上看有趣的猫咪视频或者玩糖果大爆险游戏的时候，你可以从中挑选工作内容。

“waitting for” 列表

当你把工作委派给别人，发送一封你期待(或需要)回复的电子邮件，订购一些东西，或者有一个任务因为你在等待别人做某事而被“阻止”，这些都应该写在你的“waitting for”列表上。这些项目应该总是标明当前的日期，这样你就可以给你的同事马文发邮件说: “我还在等你说你会在一个月内完成的卧槽报告。那是32天前的事了!”。

"Projects" 列表

如果你仍然和我在一起，你可能会担心这样一个事实，即“研究人工智能教科书”的行动在你的 next actions 清单上写的是所有关于你统治世界的计划。一旦行动完成并从你的列表中删除，是不是很容易失去跟踪？是的，差不多。这就是 projects 清单的用武之地。
GTD 对项目的定义非常宽泛。它定义了作为一个项目需要完成多个动作的任何目标。这些项目应该放在您的projects列表中。这个列表仅仅是一个项目标题的列表，以及(如果您喜欢的话)项目的描述和预期结果。在检查项目列表时，您将确保每个项目的至少有一个行动在next actions列表中，从而确保您的项目取得进展，并且不会被遗忘。

Contexts

contexts 是你在下一步行动列表中的项目上加上的“tag”，说明行动可以在哪里完成，或者你需要什么设备来完成。一个动作可以通过几种方式“标记”context;最简单的方法可能就是简单地列出不同的next actions清单,每个清单对应一个context。如果使用一种新型的电子列表管理器，通常可以为每个标签提供一个“智能”列表ーー产生相同的结果。(使用所谓的智能手机，它甚至可以使用位置感知功能，只显示与你当前位置相匹配的动作。如果是这样的话: 那真是太神奇了！我们生活在未来!)
在上下文前面加上“@”是很常见的，当上下文是一个位置时，这样做是有意义的，但是在其他情况下，应该把它看作是一种符号。上下文的例子有@home、@computer 和@office。

行为及其上下文的例子:

你需要多少情境取决于你有多少next actions，以及你的工作日是怎样的。重要的是，你要能够一目了然地评估你可能采取的行动，这取决于你身在何处，以及你拥有哪些可用设备。为你在任何地方都可以做的事情创造一个“everywhere”的环境也是一个好主意.

Agenda contexts

如果你与人有定期会议，那么有一个“agenda contexts”(每个人一个)可能是有益的，在这个背景下，你可以在下次见面时记下你想要谈论的事情，当你想到这些事情的时候。例如，如果您与 Foobert 有每周一次的会议，您可以考虑设置一个“@Foobert Agenda”上下文。这些上下文当然会随着你的团队/经理/主管等的变化而变化

"some day/maybe" 列表

你不想失去你的百万美元的想法，使一个“跳到结论”垫，但因为这是一个项目，你想实现当你有更多的时间，你不想让它“污染”你的下一步行动清单或你的项目清单。(请记住，下一步行动只包含应该尽快完成的事情，并且您的项目列表将定期检查，以确保所有项目至少有一个下一步行动。)
这事你就需要some day/maybe 列表。这个列表只是包含了一些想法和项目，您可能希望在将来的某个时候实现它们。这就是“取代卧室里丑陋的绘画”和“开始一个宗教”应该去的地方。（当然，前提是你现在不想做这两件事）。这个列表应该和系统的其他部分一起每周检查一次，就像 weekly review 描述的那样。

日历 Calendar

日历是用来记录你在特定日期或特定时间必须做的事情的，除此之外没有其他事情！没错，如果你只是想在下周三安装 Bonzibudddy，那么就不要在你的日历上写上“安装 Bonzibudddy”。
但是，为什么？
如果你的日程表上只有时间和日期敏感的项目，那么它会更有用，因为它会告诉你在某一天必须做的事情，而不会被其他项目“冲淡”。你想做的事情，但是不需要在特定的时间去做，无论如何都会在你的next actions列表中，所以你会被提醒并且有机会去做。

每周回顾 Weekly review

大卫 · 艾伦在他关于 GTD 的书中称每周回顾是“成功的关键因素”，他不是在开玩笑。如果你开始使用 GTD 框架，而你不是一个机器人，事情就会开始滑落。您将完成项目的next action，并忘记为该项目添加新的“next action”。你会忘记移除next actionーー如果你真的想过这个问题的话ーー你知道自己在不久的将来终究不会做的行动，以此类推。
weekly review 应该每周做一次。这将需要一段时间，所以你最好提前一些时间(可能至少30分钟)出发，例如周五或周日下午。
在做每周回顾时，你至少应该做到以下几点:

• 确保每个project至少有一个next action
• 如果下周你有时间的话，确保你next actions清单上的每一个行动都是你真正想做或者需要做的。如果不是，将它移动到你的someday/maybe 列表，或者完全移除（如果你不认为你会这样做）。Be honest with yourself.
• 查看你的someday/maybe列表，看看是否有projects/atcions应该被移动到当前projects/next actions列表。（如果您要在 projects 列表中添加一个新项目，请确保计算出它的下一个物理的、可见的action，并将其也放在next actions列表中。）